English Grammar and Composition Classes Nine and Ten - E-mails - Vocabulary | Free Course

Chapter: E-mails

📚 Vocabulary

English Grammar and Composition Classes Nine and Ten

⭐ Most Important Exam Words

e-mailsenderreceiversubject linepurposeconcisereadableofficialprofessionalinformalreplyforwardnotifyignoredeletebypassessentialsubmissionappropriatesincerely

📃 Word Formation Rules

► Add the suffix -er to a verb to form a person noun: send → sender, receive → receiver.

► Add the suffix -ment to a verb to form a noun: attach → attachment, arrange → arrangement.

► Add the suffix -tion or -sion to form an abstract noun: submit → submission, notify → notification, respond → response.

► Add the prefix un- to form the opposite adjective: necessary → unnecessary, official → unofficial, familiar → unfamiliar.

► Add the prefix in- or im- to form a negative adjective: appropriate → inappropriate, formal → informal, polite → impolite.

► Add the suffix -able to a verb to form an adjective meaning capable of being done: read → readable, bypass → bypassable.

► Add -ly to an adjective to form an adverb: sincere → sincerely, prompt → promptly, polite → politely.

► Change y to i before adding -es or -ed in many verbs: reply → replies/replied; notify → notifies/notified.

1. E-mail Basics and Purposes (8 words)

e-mail[/ˈiːmeɪl/]nouneasy

Meaning: ই-মেইল; electronic message sent through the internet

Alt: ই-মেইল করা

Example: I sent an e-mail to my teacher yesterday. (আমি গতকাল আমার শিক্ষককে একটি ই-মেইল পাঠিয়েছি।)

Syn: electronic mailAnt: postal mail

💡 Exam tip: Use e-mail as a noun and e-mail as a verb in sentence-making.

sender[/ˈsendər/]nouneasy

Meaning: প্রেরক; the person who sends a message

Alt: প্রেরণকারী

Example: The sender should write his or her full name. (প্রেরকের পূর্ণ নাম লেখা উচিত।)

Syn: writer, originatorAnt: receiver

💡 Exam tip: Sender is the opposite of receiver.

receiver[/rɪˈsiːvər/]nouneasy

Meaning: প্রাপক; the person who receives a message

Alt: গ্রহণকারী

Example: The receiver should understand the purpose of the e-mail. (প্রাপকের ই-মেইলের উদ্দেশ্য বোঝা উচিত।)

Syn: recipient, addresseeAnt: sender

💡 Exam tip: Recipient is a useful synonym for receiver in formal writing.

purpose[/ˈpɜːrpəs/]nouneasy

Meaning: উদ্দেশ্য; the reason for doing or writing something

Alt: লক্ষ্য

Example: The clear purpose of the e-mail is to request leave. (ই-মেইলটির স্পষ্ট উদ্দেশ্য হলো ছুটির আবেদন করা।)

Syn: aim, objectiveAnt: pointlessness

💡 Exam tip: A good e-mail should state its purpose clearly.

subject line[/ˈsʌbdʒɪkt laɪn/]nouneasy

Meaning: বিষয়-শিরোনাম; the line that states the topic of an e-mail

Alt: ই-মেইলের বিষয়

Example: Write a meaningful subject line before sending the e-mail. (ই-মেইল পাঠানোর আগে একটি অর্থবহ বিষয়-শিরোনাম লেখো।)

Syn: title, headingAnt: body text

💡 Exam tip: In an exam e-mail, write the subject on a separate line.

message[/ˈmesɪdʒ/]nouneasy

Meaning: বার্তা; information sent to someone

Alt: সংবাদ

Example: Her message contained all the necessary information. (তার বার্তায় সব প্রয়োজনীয় তথ্য ছিল।)

Syn: communication, noteAnt: silence

💡 Exam tip: Message can be used as both a noun and a verb.

attachment[/əˈtætʃmənt/]nounmedium

Meaning: সংযুক্তি; a file sent with an e-mail

Alt: সংলগ্ন নথি

Example: Please check the attachment with this e-mail. (এই ই-মেইলের সংযুক্ত ফাইলটি অনুগ্রহ করে দেখুন।)

Syn: enclosure, fileAnt: main text

💡 Exam tip: Use attachment when referring to a document or photograph sent with an e-mail.

inbox[/ˈɪnbɒks/]nouneasy

Meaning: ইনবক্স; the place where received e-mails are stored

Alt: প্রাপ্ত বার্তার বাক্স

Example: I found your reply in my inbox. (আমি আমার ইনবক্সে তোমার উত্তর পেয়েছি।)

Syn: mailbox, message boxAnt: outbox

💡 Exam tip: Inbox contains received messages; outbox contains sent messages.

2. Effective E-mail Writing (8 words)

effective[/ɪˈfektɪv/]adjmedium

Meaning: কার্যকর; producing the desired result

Alt: ফলপ্রসূ

Example: A clear subject line makes an e-mail effective. (একটি স্পষ্ট বিষয়-শিরোনাম ই-মেইলকে কার্যকর করে।)

Syn: successful, efficientAnt: ineffective

💡 Exam tip: The noun form is effectiveness.

concise[/kənˈsaɪs/]adjmedium

Meaning: সংক্ষিপ্ত ও স্পষ্ট; brief but complete

Alt: সংক্ষেপিত

Example: A professional e-mail should be concise. (একটি পেশাগত ই-মেইল সংক্ষিপ্ত ও স্পষ্ট হওয়া উচিত।)

Syn: brief, succinctAnt: verbose, wordy

💡 Exam tip: Concise means short without omitting important information.

meaningful[/ˈmiːnɪŋfəl/]adjmedium

Meaning: অর্থবহ; having a clear and useful meaning

Alt: তাৎপর্যপূর্ণ

Example: Choose a meaningful subject for your e-mail. (তোমার ই-মেইলের জন্য একটি অর্থবহ বিষয় নির্বাচন করো।)

Syn: significant, relevantAnt: meaningless

💡 Exam tip: Meaningful is often used with subject, message, or experience.

straightforward[/ˌstreɪtˈfɔːrwərd/]adjmedium

Meaning: সরল ও স্পষ্ট; easy to understand and direct

Alt: সোজাসাপটা

Example: Use a straightforward subject line. (একটি সরল ও স্পষ্ট বিষয়-শিরোনাম ব্যবহার করো।)

Syn: direct, uncomplicatedAnt: complicated, ambiguous

💡 Exam tip: Straightforward is a compound adjective and is usually written as one word.

readable[/ˈriːdəbəl/]adjeasy

Meaning: সহজপাঠ্য; easy to read and understand

Alt: পাঠযোগ্য

Example: Simple formatting makes the e-mail readable. (সহজ বিন্যাস ই-মেইলকে পাঠযোগ্য করে।)

Syn: legible, clearAnt: illegible

💡 Exam tip: Readable is formed from read plus -able.

appropriate[/əˈproʊpriət/]adjmedium

Meaning: উপযুক্ত; suitable for a particular situation

Alt: যথাযথ

Example: Use appropriate language in an official e-mail. (একটি আনুষ্ঠানিক ই-মেইলে উপযুক্ত ভাষা ব্যবহার করো।)

Syn: suitable, properAnt: inappropriate

💡 Exam tip: The adverb is appropriately and the noun is appropriateness.

formatting[/ˈfɔːrmætɪŋ/]nounmedium

Meaning: বিন্যাস; the arrangement and style of written text

Alt: লেখার সাজসজ্জা

Example: Keep the formatting simple and neat. (বিন্যাসটি সহজ ও পরিপাটি রাখো।)

Syn: layout, arrangementAnt: disorder

💡 Exam tip: Mention paragraphs, spacing, and font when explaining formatting.

abbreviation[/əˌbriːviˈeɪʃən/]nounmedium

Meaning: সংক্ষিপ্ত রূপ; a shortened form of a word or phrase

Alt: শব্দসংক্ষেপ

Example: Avoid inappropriate abbreviations in formal e-mails. (আনুষ্ঠানিক ই-মেইলে অনুপযুক্ত সংক্ষিপ্ত রূপ এড়িয়ে চলো।)

Syn: short form, acronymAnt: full form

💡 Exam tip: Formal e-mails generally require full words instead of casual abbreviations.

3. E-mail Actions and Communication (8 words)

compose[/kəmˈpoʊz/]verbmedium

Meaning: রচনা করা; to write a message

Alt: গঠন করা

Example: Compose the e-mail carefully before clicking send. (পাঠানোর বোতামে ক্লিক করার আগে ই-মেইলটি সতর্কতার সঙ্গে লেখো।)

Syn: write, draftAnt: erase

💡 Exam tip: The noun forms are composition and composer.

send[/send/]verbeasy

Meaning: পাঠানো; to cause a message to go to someone

Alt: প্রেরণ করা

Example: Send the application to the head teacher. (আবেদনটি প্রধান শিক্ষকের কাছে পাঠাও।)

Syn: forward, dispatchAnt: receive

💡 Exam tip: Past and past participle forms are sent and sent.

reply[/rɪˈplaɪ/]verbeasy

Meaning: উত্তর দেওয়া; to answer a message

Alt: জবাব

Example: Please reply to my questions immediately. (অনুগ্রহ করে আমার প্রশ্নগুলোর উত্তর অবিলম্বে দাও।)

Syn: answer, respondAnt: ignore

💡 Exam tip: Reply to a person or message, not reply a person.

forward[/ˈfɔːrwərd/]verbmedium

Meaning: অন্যের কাছে পাঠানো; to send a received message to another person

Alt: সামনে পাঠানো

Example: I will forward the notice to all classmates. (আমি নোটিশটি সব সহপাঠীর কাছে পাঠিয়ে দেব।)

Syn: send on, transferAnt: retain

💡 Exam tip: Forward can be a verb, adjective, adverb, or noun depending on use.

respond[/rɪˈspɒnd/]verbmedium

Meaning: সাড়া দেওয়া; to answer or react to something

Alt: প্রতিক্রিয়া জানানো

Example: The manager responded to my e-mail this morning. (ব্যবস্থাপক আজ সকালে আমার ই-মেইলের উত্তর দিয়েছেন।)

Syn: reply, answerAnt: ignore

💡 Exam tip: Use respond to, not respond at.

notify[/ˈnoʊtɪfaɪ/]verbmedium

Meaning: জানানো; to officially inform someone

Alt: অবহিত করা

Example: The office notified us about the meeting. (অফিসটি সভা সম্পর্কে আমাদের জানিয়েছে।)

Syn: inform, announceAnt: conceal

💡 Exam tip: The noun is notification; notify someone of something is a common structure.

ignore[/ɪɡˈnɔːr/]verbeasy

Meaning: উপেক্ষা করা; to pay no attention to something

Alt: এড়িয়ে যাওয়া

Example: Do not ignore an important e-mail. (একটি গুরুত্বপূর্ণ ই-মেইল উপেক্ষা করো না।)

Syn: neglect, disregardAnt: notice, attend

💡 Exam tip: Ignored e-mails may be bypassed or deleted.

delete[/dɪˈliːt/]verbeasy

Meaning: মুছে ফেলা; to remove a message or file

Alt: বিলোপ করা

Example: She deleted the unwanted messages. (সে অনাকাঙ্ক্ষিত বার্তাগুলো মুছে ফেলল।)

Syn: remove, eraseAnt: save, retain

💡 Exam tip: The noun is deletion and the adjective is deletable.

4. Official and Personal E-mails (8 words)

official[/əˈfɪʃəl/]adjeasy

Meaning: আনুষ্ঠানিক; relating to an authority or organization

Alt: সরকারি

Example: Use a formal tone in an official e-mail. (একটি আনুষ্ঠানিক ই-মেইলে আনুষ্ঠানিক ভঙ্গি ব্যবহার করো।)

Syn: formal, authorizedAnt: unofficial, informal

💡 Exam tip: Official e-mails need a clear subject, polite salutation, and formal closing.

professional[/prəˈfeʃənəl/]adjmedium

Meaning: পেশাগত; suitable for a job or profession

Alt: দক্ষ ও ভদ্র

Example: His professional e-mail was brief and polite. (তার পেশাগত ই-মেইলটি সংক্ষিপ্ত ও ভদ্র ছিল।)

Syn: businesslike, formalAnt: unprofessional

💡 Exam tip: Professional writing avoids slang and unnecessary words.

informal[/ɪnˈfɔːrməl/]adjeasy

Meaning: অনানুষ্ঠানিক; friendly and relaxed in style

Alt: ঘরোয়া

Example: An informal e-mail may begin with a friendly greeting. (একটি অনানুষ্ঠানিক ই-মেইল বন্ধুত্বপূর্ণ সম্ভাষণ দিয়ে শুরু হতে পারে।)

Syn: casual, friendlyAnt: formal, official

💡 Exam tip: Informal does not mean careless; spelling and grammar should still be correct.

colleague[/ˈkɒliːɡ/]nounmedium

Meaning: সহকর্মী; a person who works with another

Alt: সহযোগী

Example: The director sent a note to her colleagues. (পরিচালক তাঁর সহকর্মীদের একটি নোট পাঠালেন।)

Syn: co-worker, associateAnt: employer

💡 Exam tip: Colleague is often used in official notes and workplace e-mails.

interview[/ˈɪntərvjuː/]nouneasy

Meaning: সাক্ষাৎকার; a formal meeting to assess a person

Alt: সাক্ষাৎকার গ্রহণ করা

Example: I wrote a thank-you e-mail after the interview. (সাক্ষাৎকারের পর আমি একটি ধন্যবাদ ই-মেইল লিখেছি।)

Syn: meeting, questioningAnt: avoidance

💡 Exam tip: Interview can be used as both a noun and a verb.

position[/pəˈzɪʃən/]nouneasy

Meaning: পদ; a job or role in an organization

Alt: অবস্থান

Example: She applied for the position of assistant executive. (সে সহকারী নির্বাহীর পদের জন্য আবেদন করেছিল।)

Syn: post, jobAnt: unemployment

💡 Exam tip: Position is a frequent word in job-related personal e-mails.

enthusiasm[/ɪnˈθuːziæzəm/]nounmedium

Meaning: উৎসাহ; strong interest and eagerness

Alt: উদ্দীপনা

Example: He expressed enthusiasm for the new project. (সে নতুন প্রকল্পের প্রতি উৎসাহ প্রকাশ করল।)

Syn: eagerness, passionAnt: apathy, indifference

💡 Exam tip: The adjective is enthusiastic and the adverb is enthusiastically.

sincerely[/sɪnˈsɪərli/]adveasy

Meaning: আন্তরিকভাবে; honestly and genuinely

Alt: বিশ্বস্ততার সঙ্গে

Example: End a formal e-mail with “Sincerely”. (একটি আনুষ্ঠানিক ই-মেইল “Sincerely” দিয়ে শেষ করো।)

Syn: genuinely, faithfullyAnt: insincerely

💡 Exam tip: Sincerely is a common complimentary close in formal e-mails.

5. Problems and Reasons for Bypassing E-mails (8 words)

bypass[/ˈbaɪpɑːs/]verbhard

Meaning: এড়িয়ে যাওয়া; to avoid or pass without dealing with something

Alt: উপেক্ষা করে চলে যাওয়া

Example: The receiver may bypass an e-mail with an unclear subject. (অস্পষ্ট বিষয়ের ই-মেইল প্রাপক এড়িয়ে যেতে পারেন।)

Syn: avoid, skipAnt: consider, address

💡 Exam tip: Bypass can be used as both a verb and a noun.

essential[/ɪˈsenʃəl/]adjmedium

Meaning: অপরিহার্য; absolutely necessary

Alt: অত্যাবশ্যক

Example: The e-mail contains essential information about the exam. (ই-মেইলটিতে পরীক্ষা সম্পর্কে অপরিহার্য তথ্য আছে।)

Syn: necessary, vitalAnt: unnecessary, optional

💡 Exam tip: The noun is essence; essential information means very important information.

familiar[/fəˈmɪliər/]adjmedium

Meaning: পরিচিত; known from previous experience

Alt: অবগত

Example: Messages from familiar senders are more likely to be read. (পরিচিত প্রেরকের বার্তা পড়ার সম্ভাবনা বেশি।)

Syn: known, recognizableAnt: unfamiliar, unknown

💡 Exam tip: Use be familiar with something, but be familiar to someone.

unnecessary[/ʌnˈnesəsəri/]adjeasy

Meaning: অপ্রয়োজনীয়; not needed

Alt: অপ্রাসঙ্গিক

Example: Remove unnecessary words from your e-mail. (তোমার ই-মেইল থেকে অপ্রয়োজনীয় শব্দ বাদ দাও।)

Syn: needless, redundantAnt: necessary, essential

💡 Exam tip: Un- changes necessary into its opposite.

delay[/dɪˈleɪ/]nouneasy

Meaning: বিলম্ব; a period of waiting or lateness

Alt: বিলম্ব করা

Example: Late submissions may cause a delay in the decision. (দেরিতে জমা দিলে সিদ্ধান্তে বিলম্ব হতে পারে।)

Syn: postponement, latenessAnt: promptness, speed

💡 Exam tip: Delay works as both a noun and a verb: delay the reply.

submission[/səbˈmɪʃən/]nounmedium

Meaning: জমাদান; the act of presenting something for consideration

Alt: জমা দেওয়া নথি

Example: The deadline for submission is tomorrow. (জমাদানের শেষ সময় আগামীকাল।)

Syn: presentation, deliveryAnt: withdrawal

💡 Exam tip: The verb is submit; remember the double s in submission.

inappropriate[/ˌɪnəˈproʊpriət/]adjmedium

Meaning: অনুপযুক্ত; not suitable for a situation

Alt: অযথাযথ

Example: Bright colours and capital letters are inappropriate in a formal e-mail. (আনুষ্ঠানিক ই-মেইলে উজ্জ্বল রং ও বড় হাতের অক্ষর অনুপযুক্ত।)

Syn: unsuitable, improperAnt: appropriate, suitable

💡 Exam tip: In- gives the opposite meaning of appropriate.

bypassable[/ˈbaɪpɑːsəbəl/]adjhard

Meaning: এড়িয়ে যাওয়া সম্ভব; capable of being bypassed

Alt: উপেক্ষণীয়

Example: A vague subject can make an e-mail bypassable. (অস্পষ্ট বিষয় একটি ই-মেইলকে এড়িয়ে যাওয়ার মতো করে তুলতে পারে।)

Syn: avoidable, skippableAnt: unavoidable

💡 Exam tip: The suffix -able means capable of being done.

6. Useful Verbs, Adjectives, and Word Formation (8 words)

clarify[/ˈklærəfaɪ/]verbmedium

Meaning: স্পষ্ট করা; to make something easier to understand

Alt: পরিষ্কারভাবে ব্যাখ্যা করা

Example: Please clarify the reason for your request. (তোমার অনুরোধের কারণটি অনুগ্রহ করে স্পষ্ট করো।)

Syn: explain, elucidateAnt: confuse, obscure

💡 Exam tip: The noun is clarification and the adjective is clear or clarified.

recognize[/ˈrekəɡnaɪz/]verbmedium

Meaning: চেনা; to identify someone or something previously known

Alt: স্বীকৃতি দেওয়া

Example: The receiver should recognize the sender’s full name. (প্রাপকের প্রেরকের পূর্ণ নাম চেনা উচিত।)

Syn: identify, knowAnt: misidentify

💡 Exam tip: British spelling is recognise; both forms are accepted according to style.

encourage[/ɪnˈkʌrɪdʒ/]verbmedium

Meaning: উৎসাহিত করা; to give support or confidence

Alt: অনুপ্রাণিত করা

Example: The manager encouraged the staff to reply promptly. (ব্যবস্থাপক কর্মীদের দ্রুত উত্তর দিতে উৎসাহিত করলেন।)

Syn: inspire, motivateAnt: discourage

💡 Exam tip: The noun is encouragement; encourage someone to do something is the correct pattern.

cooperate[/koʊˈɒpəreɪt/]verbmedium

Meaning: সহযোগিতা করা; to work together

Alt: সহমত হয়ে কাজ করা

Example: All departments should cooperate on the project. (সব বিভাগের প্রকল্পটিতে সহযোগিতা করা উচিত।)

Syn: collaborate, assistAnt: oppose, compete

💡 Exam tip: The noun is cooperation and the adjective is cooperative.

polite[/pəˈlaɪt/]adjeasy

Meaning: ভদ্র; showing good manners

Alt: শিষ্ট

Example: Always use polite language when writing to an authority. (কর্তৃপক্ষকে লেখার সময় সবসময় ভদ্র ভাষা ব্যবহার করো।)

Syn: courteous, civilAnt: rude, impolite

💡 Exam tip: Polite becomes politely as an adverb and politeness as a noun.

promptly[/ˈprɒmptli/]advmedium

Meaning: দ্রুত; without delay

Alt: সময়মতো

Example: She replied promptly to the official notice. (সে সরকারি নোটিশের দ্রুত উত্তর দিল।)

Syn: quickly, immediatelyAnt: slowly, late

💡 Exam tip: Prompt means quick or punctual; promptly is its adverb form.

relevant[/ˈreləvənt/]adjmedium

Meaning: প্রাসঙ্গিক; closely connected with the topic

Alt: সম্পর্কিত

Example: The first few lines should contain relevant information. (প্রথম কয়েকটি লাইনে প্রাসঙ্গিক তথ্য থাকা উচিত।)

Syn: pertinent, relatedAnt: irrelevant, unrelated

💡 Exam tip: Relevant information directly supports the subject of an e-mail.

accurate[/ˈækjərət/]adjmedium

Meaning: নির্ভুল; correct and free from mistakes

Alt: সঠিক

Example: Check that the address and date are accurate. (ঠিকানা ও তারিখ নির্ভুল কি না পরীক্ষা করো।)

Syn: correct, preciseAnt: inaccurate, incorrect

💡 Exam tip: The noun is accuracy; accurate spelling and grammar improve readability.

💡 Exam Tips

• Write the recipient’s e-mail address and a clear subject line before the body of the message.

• Begin a formal e-mail with a polite salutation such as “Dear Sir/Madam” or “Dear Sir”.

• State the purpose in the opening sentence and keep the body concise and relevant.

• Use short paragraphs, correct spelling, proper punctuation, and a blank line between paragraphs.

• Use a formal tone for authorities, offices, applications, and official notices; use a friendly tone for close friends.

• End a formal e-mail with “Yours faithfully”, “Yours sincerely”, or “Sincerely”, followed by the sender’s full name.

• Avoid slang, unnecessary abbreviations, all capital letters, bright colours, and decorative fonts in formal e-mails.

• Use active voice where possible: “We are sending your order today” is clearer than “Your order will be sent by us today.”

• When replying, answer every question in the original e-mail immediately and clearly.

• Remember the contrast pairs frequently tested in vocabulary: sender/receiver, formal/informal, necessary/unnecessary, appropriate/inappropriate, and include/exclude.

• Do not confuse reply with forward: reply answers the sender, while forward sends the received message to another person.

• Proofread the e-mail before sending it, especially the address, subject, tense, spelling, and closing.

English Grammar and Composition Classes Nine and Ten - E-mails - Vocabulary

Chapter: E-mails

Similar word lists

AlphaGenEdu-তে ফ্রি অ্যাকাউন্ট খুলুন